Hatékony az online titkárnő?
Állandó asszisztens nélkül is szükség van olykor egy olyan munkatársra, aki elvégzi a hagyományos irodai, vagy azok nehézségét jócskán meghaladó feladatokat. Az e-titkárnők mögött valójában egy egész csapat áll, tagjai különböző területeken dolgozón szakemberek.
Rutinfeladatok rutinosan
Egy jó e-titkárnő az iratrendezésen és az Excel-fájlok létrehozásán túl egészen komplex feladatok elvégzésére is képes. A csapat egyik tagja kipipálja a hagyományos, titkári feladatokat, a másik képes a grafikusi munkákra, a harmadik honlapot optimalizál vagy éppen weblapot szerkeszt, a negyedik kiveszi a részét a marketingből. A virtuális asszisztensekből álló csapat tehát több ember munkáját végzi, és a különböző szolgáltatások helyett elegendő csak egyet igénybe venni, így jobban megéri őket alkalmazni, mint egy hagyományos értelemben vett titkárt. Úgy is hatékony és eredményes munkakapcsolatot lehet kialakítani, ha a legtöbbször csak online dolgoznak velük együtt.
Iroda nélküli asszisztens
Az online világban egy vállalkozásnak ma már gyakorlatilag valódi irodára sincs szüksége, sőt arra sem, hogy állandó titkárnőt alkalmazzon. Sokszor elég megbíznia egy online titkárnőt, akit csak akkor kell fizetnie, amikor ténylegesen szüksége van rá. Mivel a modern technika adott, a közös munkához nincs szükségük fizikai érintkezésre, eredményes munkakapcsolat jöhet létre akkor is, ha a munkaadó és munkavállaló szinte nem is találkoznak. Fontos, hogy a jó e-titkárnő számlaképes, ezért ezt a költséget megbízója akár el is számolhatja. Az e-titkárnő, vagyis az online asszisztens magának fizeti az irodabérlést, ő költ a felszerelésre, és ő felel a saját tárgyaiért.
Az e-titkárnő feladatai
Az e-titkárnő legfontosabb feladata a fizikai térben is dolgozó asszisztenshez hasonlóan az adminisztráció. Azokat a vállalkozásokat, üzletembereket segíti, akiknek nincs erre a feladatra külön alkalmazottuk, de időközönként mégis szükség van egy-egy szolgáltatásra. Az e-titkárnő erőssége a diszkréció és a megbízhatóság, a hozzá kerülő adatokkal ugyanúgy bánik, mint egy „létező” munkatárs. Az e-titkárnő szöveget szerkeszt, leveleket, dolgozatokat ír, hivatalos iratokat gépel, akár hanganyagból is. Korrektúráz, azaz a megírt szövegeket javítja és formázza. Postára, hivatalba jár, levelet, hirdetést ad fel, intézi a reklámokat. Ha szükséges, helyszíni kiszállással jegyzőkönyvet vezet. Prezentációt, adatbázist, grafikont, diagramot készít. Az e-titkárnő adatot rögzít, adatot ment és egységesít.